Wykonanie badania ewaluacyjnego projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej i Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie realizowanych w ramach działania 7.1. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Opis przedmiotu przetargu: Pkt.1. Przedmiot zamówienia Przeprowadzenie badania ewaluacyjnego ma być zgodne z dokumentem Założenia do ewaluacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach działania 7.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzonym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w dniu 3 grudnia 2009 roku. W celu zachowania możliwości porównywania wyników badań w ujęciu ponadregionalnym, w ramach prowadzonej ewaluacji należy stosować się do zapisów ww założeń. Obowiązek przeprowadzenia badań ewaluacyjnych w Poddziałaniu 7.1.3 PO KL wynika z zapisów Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, stanowiących cześć Systemu Realizacji PO KL. Pkt. 9 Rozdziału 7 ww. dokumentu stanowi, że: w 2010 i 2013 roku elementem projektu systemowego regionalnych ośrodków polityki społecznej będzie przeprowadzenie ewaluacji projektów systemowych ośrodków pomocy społecznej oraz powiatowych centrów pomocy rodzinie. Pkt.2.Cel główny oraz cele szczegółowe badania ewaluacyjnego 2.1Głównym celem ewaluacji projektów systemowych, realizowanych w Poddziałaniu 7.1.1 oraz 7.1.2 PO KL jest ocena jakości wsparcia przewidzianego w tych projektach systemowych oraz pozyskanie kompleksowej wiedzy na temat sposobu zarządzania i wdrażania przedmiotowych projektów. Wynikiem przeprowadzonej ewaluacji powinny być trafne i użyteczne rekomendacje, służące poprawie jakości przygotowywanych projektów systemowych oraz bardziej skutecznemu i efektywnemu ich wdrażaniu w kolejnych latach programowania. 2.2 Cele szczegółowe ewaluacji to: 2.2.1. ocena jakości wykorzystanych w projektach systemowych narzędzi, instrumentów oraz zastosowanych form pomocy społecznej pod kątem ich trafności, skuteczności i efektywności, w efekcie której zaproponowane zostaną rozwiązania o charakterze systemowym, które będzie można powszechnie uznać jako rozwiązania modelowe i stosować w przyszłości; 2.2.2. ocena potencjału beneficjentów oraz jakości zarządzania w projektach systemowych, w tym zasobów beneficjentów systemowych, służących skutecznej i efektywnej realizacji projektów oraz stopnia przygotowania do realizacji projektów systemowych; 2.2.3. identyfikacja barier i problemów: a) związanych z wdrażaniem projektów systemowych, realizowanych w ramach Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 PO KL; b) powodujących nieprzystępowanie niektórych OPS PCPR do realizacji projektów systemowych; c) powodujących, że niektóre OPS PCPR zrezygnowały z realizacji projektów systemowych; 2.2.4. identyfikacja potrzeb beneficjentów systemowych Poddziałania 7.1.1 oraz Podziałania 7.1.2 PO KL, związanych z realizacją projektów systemowych; 2.2.5. ocena stopnia efektywności i jakości współpracy beneficjentów systemowych z instytucjami zaangażowanymi w realizację PO KL, innymi instytucjami lokalnymi oraz partnerami (w przypadku realizacji projektów w partnerstwie). Pkt.3. Kryteria ewaluacyjne Kryteria ewaluacyjne, które powinny zostać zastosowane w ramach badania to: 3.1. Trafność - rozumiana, jako ocena sposobu doboru zastosowanych w projektach systemowych narzędzi, instrumentów oraz form pomocy społecznej pod kątem realizacji celów interwencji EFS w ramach PO KL (celów projektów systemowych, celu Działania 7.1, celu szczegółowego nr 1 Priorytetu VII, celu szczegółowego nr 2 PO KL), a także zapisów lokalnych strategii rozwiązywania problemów społecznych 3.2. Skuteczność - rozumiana, jako stopień, w jakim wdrażane w projektach działania poprzez wykorzystane narzędzia, instrumenty oraz formy pomocy społecznej przyczyniają się do realizacji celów projektów systemowych OPS/PCPR oraz Działania 7.1, celu szczegółowego nr 1 Priorytetu VII, celu szczegółowego nr 2 PO KL 3.3. Efektywność - rozumiana, jako stosunek uzyskanych efektów (osiągniętych celów, rezultatów projektów systemowych) do poniesionych nakładów finansowych, rzeczowych, kadrowych, czasowych, a także fakt dysponowania przez beneficjentów systemowych odpowiednimi zasobami niezbędnymi do sprawnej realizacji projektów 3.4. Spójność - rozumiana, jako stopień komplementarności (uzupełniania się) oraz kompleksowości (wszechstronności) narzędzi, instrumentów oraz form pomocy społecznej zastosowanych w projektach systemowych z Poddziałania 7.1.1 oraz 7.1.2 PO KL. Pkt. 4. Pytania ewaluacyjne Raport z badania musi przedstawiać odpowiedzi na następujące pytania: 1. W jakim stopniu stosowane w projektach narzędzia, instrumenty i formy pomocy społecznej są właściwie dobrane i przyczyniają się do realizacji celów projektów systemowych oraz celu całego Działania 7.1 PO KL? Czy projekty są zgodne z lokalnymi strategiami rozwiązywania problemów społecznych (zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 oraz art. 19 pkt. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej)? 2. Które narzędzia, instrumenty i formy pomocy społecznej, zastosowane w projektach systemowych są najbardziej skuteczne (najlepiej przyczyniają się do realizacji celów i osiągnięcia rezultatów projektów systemowych OPS PCPR oraz celu całego Działania 7.1 PO KL, jak również celu szczegółowego nr 1 Priorytetu VII PO KL oraz celu szczegółowego nr 2 PO KL)? 3. W jakim stopniu narzędzia i instrumenty, stosowane w ramach projektów systemowych są zróżnicowane, komplementarne względem siebie (uzupełniają się) oraz kompleksowe (działają wszechstronnie i wyczerpująco)? 4. Czy projekty systemowe w Poddziałaniu 7.1.1 oraz Poddziałaniu 7.1.2 PO KL są skutecznie zarządzane (czy budżet jest wydatkowany w założonym wymiarze, a zadania realizowane zgodnie z harmonogramem, określonym we wniosku o dofinansowanie projektu?; czy wartości docelowe wskaźników w ramach Działania 7.1, określone dla województwa w danym roku obowiązywania Planu Działania są przez beneficjentów systemowych osiągane?; czy przepływ informacji pomiędzy beneficjentami a uczestnikami jest wystarczający do skutecznej i sprawnej realizacji projektu?) 5. W jakim stopniu stosowane w projektach narzędzia, instrumenty i formy pomocy społecznej są efektywne (czy osiągnięte w projektach rezultaty można było zrealizować przy użyciu innych zasobów lub w krótszym okresie czasu)? 6. W jakim stopniu beneficjenci systemowi Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 PO KL są przygotowani do realizacji projektów systemowych (dysponują odpowiednim potencjałem finansowym, rzeczowym, kadrowym oraz czasowym, niezbędnym do sprawnej i efektywnej realizacji działań, określonych we wnioskach o dofinansowanie projektów systemowych)? 7. Czy w ramach rezerwy alokacji przeznaczonej na Działanie 7.1 PO KL w danym regionie przewidziano środki na zatrudnienie w projektach systemowych OPS i PCPR dodatkowych pracowników socjalnych lub doradców ds. osób niepełnosprawnych? Jeśli tak, to w jakim stopniu zatrudnienie tych pracowników zwiększyło poziom skuteczności i efektywności realizowanych projektów? Jeżeli nie zatrudniono takich pracowników, to jakie były tego powody? 8. Dlaczego niektóre OPS PCPR nie przystąpiły do projektów lub zrezygnowały z ich realizacji w kolejnym roku trwania projektu? Jakie są przyczyny podejmowania takich decyzji? 9. Jakich problemów doświadczają beneficjenci systemowi Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 w trakcie i w związku z realizacją projektów systemowych? Jakie działania podejmują w celu rozwiązania pojawiających się w trakcie realizacji projektu problemów? Z kim się kontaktują? Jakie metody i sposoby wykorzystują w celu rozwiązania tych problemów? Gdzie poszukują informacji na ten temat? Czy i od kogo uzyskują ewentualną pomoc w tym zakresie? 10. Jakie są potrzeby i oczekiwania beneficjentów systemowych Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 PO KL, związane ze wsparciem ze strony ROPS, realizowanym w ramach projektów systemowych z Poddziałania 7.1.3 PO KL ? 11. Jak beneficjenci systemowi Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 PO KL oceniają współpracę z innymi instytucjami lokalnymi (w tym przede wszystkim z publicznymi służbami zatrudnienia), organizacjami pozarządowymi, a także IP PO KL? 12. W jakim stopniu współpraca beneficjentów systemowych z partnerami jest skuteczna i efektywna? Jak beneficjenci systemowi oceniają jakość komunikacji pomiędzy liderem projektu a partnerami? Czy występują jakiekolwiek problemy we współpracy partnerskiej, a jeśli tak - to jakie? Uwaga ! Pytania wskazane w pkt. 4 niniejszego opisu dotyczą tylko i wyłącznie raportu końcowego. Wykonawca musi uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania, które muszą znaleźć się w raporcie końcowym. Pytania badawcze, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić w trakcie badania ewaluacyjnego znajdują się w załączniku Nr 2 do SIWZ( Wytyczne do realizacji przedmiotu zamówienia) tj w część I i II ANKIETY oraz Wywiadu Indywidualnego (do tych pytań Wykonawca dodaje pytania dodatkowe (łącznie nie więcej niż 15 pytań) i dokonuje uszczegółowienia wskazanych pytań (łącznie nie więcej niż 5 pytań uszczegółowionych), które na podstawie rozdziału XIII SIWZ będą podlegały indywidualnej ocenie ofert przez członków komisji. Pkt. 5. Minimum metodologiczne Niżej opisane metody są obowiązkowe do zastosowania w ramach badania ewaluacyjnego, prowadzonego w każdym regionie. 5.1. Analiza danych zastanych (desk research) - analizie poddane zostaną: a) wybrane przez wykonawcę ( w uzgodnieniu z ROPSZ), wnioski o dofinansowanie projektów systemowych z Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 z 2009 r. (w ramach ewaluacji prowadzonej w 2010 r.); dobór wniosków do analizy - losowy, wg schematu: - liczba wniosków w regionie mieści się w przedziale 100-150, analiza powinna obejmować co najmniej 60% zrealizowanych projektów systemowych, b) zapisy dokumentów programowych PO KL: -Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, -Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL, -Zasad przygotowania, realizacji oraz rozliczania projektów systemowych OPS, PCPR oraz ROPS c) lokalne (gminne powiatowe) strategie rozwiązywania problemów społecznych (jeśli istnieją) w jednostkach samorządu terytorialnego, w których były realizowane projekty systemowe z Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 PO KL - liczba strategii dobrana analogicznie jak liczba wniosków o dofinansowanie; d) wyniki badań ewaluacyjnych IP IP2 PO KL, dotyczących oceny wsparcia w zakresie integracji społecznej udzielanego ze środków finansowych PO KL. 5.2. Wywiady pogłębione (IDI) - prowadzone z koordynatorami projektów systemowych z Podziałania 7.1.1 i Poddziałania 7.1.2 PO KL - dobór respondentów do wywiadów w OPS PCPR - losowy (co najmniej 5 wywiadów w każdym regionie); (dyspozycje do wywiadu zawarte zostały w załączniku 2 do Założeń do ewaluacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach Działania 7.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ). 5.3. Ankieta internetowa (CAWI), skierowana do kierowników wszystkich OPS PCPR w danym regionie - realizowana w 2010 r.; wzór ankiety do wykorzystania zawarty jest w Załączniku 1 Założeń do ewaluacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach Działania 7.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki . 5.4. Studia przypadków (case studies) - dobrane celowo w każdym regionie; studia przypadków powinny polegać na szczegółowej analizie wniosku o dofinansowanie, dokumentacji projektowej oraz wizyt, uwzględniających obserwację w miejscu realizacji projektu; szczególnie istotna jest w tym przypadku możliwość wskazania i opisania tzw. dobrych praktyk, czyli przykładów inicjatyw i rozwiązań, które mogą być wskazane, jako skuteczne formy przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu. Pkt.6. Obowiązki wykonawcy 6.1. Obowiązkiem wykonawcy jest przeprowadzenie badania wg Założeń do ewaluacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach Działania 7.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, ZGODNIE Z ZAŁĄCZNIKIEM NR 2 DO SIWZ. 6.2. Od wykonawcy oczekuje się sprawnej i terminowej realizacji badania, zgodnie z harmonogramem wskazanym w pkt. 8 załącznika Nr 1 do SIWZ. 6.3 Od wykonawcy oczekuje się: a) współpracy z ROPS, polegającej na przygotowaniu narzędzi badawczych(wywiadu CAWI na podstawie zamieszczonego w założeniach wzoru kwestionariusza oraz szczegółowych pytań do wywiadów IDI na postawie dyspozycji z Załącznika 2 Założeń do ewaluacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach Działania 7.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz materiałów do badania; b) pozostawania w stałym kontakcie z ROPS (spotkania odpowiednio do potrzeb, kontakt telefoniczny, e-mail, wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych); c) informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania; 6.5. Wybrany do realizacji badania wykonawca zewnętrzny, jak również zespół badawczy powinien wykazywać się wiedzą i doświadczeniem, związanym z problematyką pomocy i integracji społecznej, a także posiadać wiedzę z zakresu prowadzenia ewaluacji (zrealizować minimum dwa badania ewaluacyjne lub społeczne, bądź dwie analizy w obszarze pomocy i integracji społecznej). 6.6. Obowiązkiem wykonawcy zewnętrznego jest zapewnienie respondentom pełnej anonimowości w celu uzyskania jak najbardziej wiarygodnych danych. 6.7. Wszystkie materiały przygotowane w trakcie badania (m.in. kwestionariusze, raporty) powinny być opatrzone godłem UE oraz logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją o współfinansowaniu badania ze środków UE, w formie zapisu: Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Użyte emblematy i sformułowania muszą być zgodne z zasadami wizualizacji PO KL. 6.8. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w ramach prowadzonej ewaluacji analizę wyników - wniosków i rekomendacji- z badania ewaluacyjnego dotyczącego oceny wsparcia w zakresie pomocy i integracji społecznej , przeprowadzonego przez IP.(Ocena systemu zarządzania i wdrażania projektów realizowanych w trybie systemowym - Województwo Świętokrzyskie - grudzień 2009 rok). Pkt.7. Struktura raportu końcowego Raport końcowy nie powinien zawierać więcej niż 50 stron A4 (bez załączników) i powinien składać się z następujących elementów: a) maksymalnie 2 strony A4 w formie podsumowania, w którym zebrane zostaną najistotniejsze wyniki i rekomendacje; b) streszczenie w języku polskim (istotne wyniki wraz z rekomendacjami; objętość do 5 stron A4); streszczenie powinno być zawarte w osobnym dokumencie; c) spis treści; d) wprowadzenie (opisu przedmiotu badania, celów badania); e) opis wyników badania (wraz z ich analizą i interpretacją); f) wnioski (podsumowanie badania z uwzględnieniem specyfiki badanego obszaru) i ponumerowane rekomendacje w formie tabelarycznej, zredagowane wg wzoru z Załącznika 3 do Założeń do realizacji projektów systemowych OPS i PCPR, realizowanych w ramach Działania 7.1 PO KL.; g) aneksy, przedstawiające zestawienia danych oraz zastosowane narzędzia badawcze. Pkt.8. Harmonogram badania ewaluacyjnego 1. Przeprowadzenie badania -do 15-10-2010 roku 2. Przeprowadzenie analizy danych z badań i sporządzenie raportu końcowego z badania ewaluacyjnego-do 15-11-2010r. 3. Przekazanie Zamawiającemu do akceptacji raportu końcowego z badania, tabel rekomendacji i wypełnionych kart oceny badania ewaluacyjnego -do dnia 30-11-2010r. 4. Akceptacja raportu końcowego przez Zamawiającego- w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania raportu końcowego przez Wykonawcę Zamawiającemu. 5. Ostateczny terminu wykonania przedmiotu umowy to 10-12-2010r. Pkt.9. Umowa w zakresie przetwarzania danych osobowych Z Wykonawcą wyłonionym do realizacji przedmiotu zamówienia zostanie podpisana umowa w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowić będzie załącznik Nr 3 do umowy podpisanej z Wykonawcą na realizację badania ewaluacyjnego.