Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego następujących projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013: 1) projektu pn. Bory Tucholskie - w labiryntach natury - wzmocnienie pozycji regionu Borów Tucholskich na turystycznej mapie Polski poprzez rozwój infrastruktury turystycznej Oś priorytetowa nr 6 Wsparcie rozwoju turystyki Działanie 6.1 Rozwój usług turystycznych w oparciu o zasoby przyrodnicze nr RPKP.06.01-00-04 -001/10; 2) projektu pn. Wyposażenie w środki i zasoby obiektów szkół powiatowych w Tucholi Oś priorytetowa 3 Rozwój infrastruktury społecznej Działania 3.1 Rozwój infrastruktury edukacyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2007 - 2013 Nr RPKP.03.01.00-04-074/10; 3) Projektu pn. Przebudowa dróg powiatowych nr 1003C i 1009C w miejscowości Raciąż (I etap - cz.2) Oś priorytetowa 1 Rozwój infrastruktury technicznej Działanie 1.1 Infrastruktura drogowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2007 - 2013 nr RPKP.01.01.00-04-108/10. 2. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV: główny przedmiot: 79.21.20.00-3 - usługi audytu. 3. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie projektu. 4. Wyniki przeprowadzonego audytu mają być przedstawione w sporządzanych przez audytora opinii i raporcie z audytu projektu. 5. Audyt winien być przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi przeprowadzenia audytu projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 stanowiącymi załącznik do Uchwały 34/555/11 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 19 maja 2011 r. dostępnymi na stronie internetowej: http://www.mojregion.eu. 6. Audytorzy sprawdzają, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu poprzez m. in. zweryfikowanie, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy można uznać je za wydatki kwalifikowalne. 7. Powyższe czynności dokonywane są na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów stanowiących zestawienie poniesionych wydatków w projekcie (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawić sytuacje finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentu. Ponadto audytorzy badają, czy system kontroli wewnętrznej Beneficjenta zapewnia, że ponoszone wydatki są kwalifikowane oraz rzetelnie przedstawione we wnioskach o płatność. Do dokumentów objętych audytem zalicza się także dokumentacje przebiegu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, oraz zawarte umowy wraz dowodami ich wykonania. 8. Audyt obejmuje przede wszystkim sprawdzenie: 1) czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie oraz z obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in. z: a) Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie nr 1260/1999, b) Rozporządzeniem (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, c) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, d) ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 Nr 84, poz. 712 z późn. zm.), e) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), f) ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) g) Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 70/892/07 przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 23 października 2007 r. z późniejszymi zmianami, h) Szczegółowym Opisem Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 16/170/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 26 lutego 2009 r. z późn. zm. i) wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013; 2) czy procedury kontroli wewnętrznej Beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelność wniosków o płatność, oraz że ponoszone wydatki są kwalifikowane; 3) czy Beneficjent posiada odpowiednie procedury finansowo-księgowe oraz procedury dotyczące, w odniesieniu do każdej operacji i stosownie do potrzeb, specyfikacji technicznej, planu finansowego, dokumentacji przyznania pomocy, dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdań z przeprowadzonych weryfikacji i audytów; 4) prowadzenia przez Beneficjenta odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby projektu; 5) kwalifikowalności wydatków oraz sposobu ich dokumentowania; 6) zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników; 8) czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli/audytu oraz usunął ewentualne nieprawidłowości; 9) systemu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu; 10) czy beneficjent, w zakresie informacji i promocji, stosuje się do zapisów zwartych w umowie o dofinansowanie projektu. 9. Wykonawca zobowiązuje się, że audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z polskimi i międzynarodowymi standardami. 10. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do opinii i raportu z audytu. Opinia wraz z końcowym raportem z audytu, a także stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P w terminie 7 dni, licząc od dnia otrzymania końcowego raportu z audytu. Natomiast w przypadku audytu przeprowadzanego w projekcie polegającym na dostawie realizowane jednym zamówieniem, lub kilkoma dokonywanymi w tym samym czasie lub w krótkich odstępach czasu bądź projektu, który uzyskał dofinansowanie przyznane po jego ukończeniu opinię oraz końcowy raport z audytu Beneficjent przekazuje do IZ RPO WK-P najpóźniej wraz z końcowym wnioskiem o płatność. 11. Opinię oraz raport z audytu należy również dołączyć do dokumentacji związanej z realizacją projektu i w sposób właściwy archiwizować. 12. Zgodnie z zaleceniami IZ RPO WK-P określonymi w Wytycznych raport z audytu zewnętrznego projektu powinien zwierać: 1) Informacje ogólne: - nazwę i adres audytowanego Beneficjenta, - datę sporządzenia raportu, - numer audytowanego wniosku, - imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie, - okres objęty audytem. 2) Cel i metodologia audytu: - cel audytu, - zakres przedmiotowy audytu, - podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, - informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru dokumentów do audytu. 3) Wykaz dokumentów, na podstawie których stwierdzono stan faktyczny w wymienionych wyżej obszarach, lub zaznaczenie braków w dokumentacji, którą winny jest przechowywać Beneficjent. 4) Wykaz procedur wewnętrznych podlegających audytowi oraz ocena przyjętych rozwiązań proceduralnych. 5) Opis stanu faktycznego zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu zawartym w umowie na przeprowadzenie audytu. 6) Wykaz osób, które udzielały wyjaśnień w związku z audytowanymi obszarami, wraz z opisem udzielonych wyjaśnień. 7) Wykaz stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz znaczenia, czy jakichkolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. 8) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. 9) Uwagi i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień. 10) Opinia w zakresie spełniania wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. 13. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi przeprowadzenia audytu projektów dofinansowywanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 warunkiem przystąpienia do zamówienia publicznego powinno być spełnienie przez Wykonawcę warunku bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta (tj. Zamawiającego). W związku z powyższym, dla zachowania niezależności i bezstronności audytu osoba lub podmiot prowadzący audyt: 1) nie może posiadać udziałów, akcji Zamawiającego lub innych tytułów własności lub w jednostce z nim stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; 2) nie mogła być w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; 3) w ostatnich 3 latach nie mogła uczestniczyć w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; 4) w ciągu ostatnich 5 lat, przez jeden rok, nie mogła osiągać najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Zamawiającego, jednostki wobec niego dominującej lub jednostek z nim stowarzyszonych, jednostek od niego zależnych lub współzależnych; 5) nie może być małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub być związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takie osoby; 6) nie może być zaangażowana w planowanie, realizację, zarządzanie projektem. Ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w odniesieniu do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami. Bezstronność audytora powinna być potwierdzona stosownym oświadczeniem złożonym w ofercie audytu, w ramach zamówienia publicznego (oświadczenie o bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta - Załącznik Nr 8 do SIWZ). 14. Audyt będzie przeprowadzany w dniach roboczych od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 15. Wszystkie dokumenty związane z realizacją przedmiotowego zamówienia zostaną sporządzone w języku polskim. Język polski będzie również obowiązywał w kontaktach pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 16. Zamawiający udostępni Audytorowi niezbędne dokumenty dotyczące przedmiotu audytu, w szczególności sprawozdanie, dowody księgowe, inną dokumentację wskazaną przez audytora, oraz zapewni warunki lokalowe w celu przeprowadzenia audytu. 17. Audytorzy otrzymają od Zamawiającego upoważnienie do przeprowadzenia audytu. 18. Zamawiający zastrzega możliwość udziału pracowników Zamawiającego w audytach przeprowadzanych przez Wykonawcę. 19. Zespół audytowy powinien składać się z co najmniej 2 osób spełniających wymogi dotyczące audytorów wewnętrznych określonych w ustawie o finansach publicznych. 20. Jeśli Wykonawca uzna, iż ze względu na terminową realizację usługi audytu niezbędne jest zwiększenie liczby lub liczebności zespołów audytorskich, niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego. Osoby nowo wchodzące w skład zespołów audytorskich będą przedstawiane do zatwierdzenia Zamawiającemu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające, że nowo wchodzące osoby posiadają uprawnienia do przeprowadzania audytu. Każdy z zaproponowanych zespołów audytorskich musi spełniać wymagania określone w SIWZ. Zamawiający w terminie 2 dni roboczych poinformuje Wykonawcę, o zatwierdzeniu lub nie, składu zespołów audytorskich lub członka zespołu audytorskiego. 21. Na miejsce każdego niezatwierdzonego zespołu audytorskiego lub członka zespołu audytorskiego, Wykonawca zaproponuje innego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 22. Audytem będą objęte wszystkie dokumenty związane z audytowanym projektem. 23. Wstępna wersja raportu z audytu (w formie elektronicznej) zostanie przekazana Zamawiającemu drogą mailową w terminie: 1) co najmniej na 10 dni roboczych przed upływem terminu wykonania zamówienia w przypadku przeprowadzania audytu projektu pn. Bory Tucholskie - w labiryntach natury - wzmocnienie pozycji regionu Borów Tucholskich na turystycznej mapie Polski poprzez rozwój infrastruktury turystycznej, 2) co najmniej na 3 dni robocze przed upływem terminu wykonania zamówienia w przypadku przeprowadzenia audytu projektu pn. Wyposażenie w środki i zasoby obiektów szkół powiatowych w Tucholi 3) co najmniej na 3 dni robocze przed upływem terminu wykonania zamówienia w przypadku przeprowadzenia audytu projektu pn. Przebudowa dróg powiatowych nr 1003C i 1009C w miejscowości Raciąż (I etap - cz.2) 24. Zamawiający akceptuje lub zgłasza uwagi do wstępnej wersji raportu w terminie: 1) 5 dni roboczych od ich otrzymania w przypadku określonym w ust. 23 pkt 1, 2) 2 dni roboczych od ich otrzymania w przypadku określonym w ust. 23 pkt 2 i 3. 25. Niezgłoszenie uwag w tym terminie rozumiane jest jako akceptacja dokumentów przez Zamawiającego. Wstępna wersja raportu staje się w takiej sytuacji jego wersją końcową. 26. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, podmiot audytujący ustosunkowuje się do nich przygotowując końcową wersję raportu. 27. Końcowa wersja raportu będzie przygotowana w formie elektronicznej i pisemnej (w ilości 3 oryginalnych egzemplarzy). 28. Przed dokonaniem audytu każdy z audytorów zapozna się z dokumentacją. 29. Dokumentacja dotycząca projektu pn. Bory Tucholskie - w labiryntach natury - wzmocnienie pozycji regionu Borów Tucholskich na turystycznej mapie Polski poprzez rozwój infrastruktury turystycznej udostępniona będzie: - w Starostwie Powiatowym w Tucholi, ul. Pocztowa 7, 89-500 Tuchola; - w Urzędzie Miejskim w Tucholi, pl. Zamkowy 1, 89-500 Tuchola; - w Urzędzie Gminy Cekcyn, ul. Szkolna 2, 89-511 Cekcyn; - w Urzędzie Gminy Gostycyn, ul. Bydgoska 8, 89-520 Gostycyn; - w Urzędzie Gminy Kęsowo, ul. Główna 11, 89-506 Kęsowo; - w Urzędzie Gminy Lubiewo, Hallera 9, 89-500 Tuchola; - w Urzędzie Gminy Śliwice, ul. Sychowskiego 30, 89-530 Śliwice; - w Zarządzie Dróg Powiatowych w Tucholi, ul. Przemysłowa 6, 89-500 Tuchola. 30. Dokumentacja dotycząca projektu pn. Wyposażenie w środki i zasoby obiektów szkół powiatowych w Tucholi udostępniona będzie w Starostwie Powiatowym w Tucholi, ul. Pocztowa 7, 89-500 Tuchola. 31. Dokumentacja dotycząca projektu pn. Przebudowa dróg powiatowych nr 1003C i 1009C w miejscowości Raciąż (I etap - cz.2) udostępniona będzie w Zarządzie Dróg Powiatowych w Tucholi, ul. Przemysłowa 6, 89-500 Tuchola. 32. Audyt powinien składać się z następujących etapów: 1) spotkanie otwierające audyt - odbędzie się na początku. Celem tego spotkania będzie przedstawienie zakresu audytu; 2) badanie audytowe - prowadzone przez co najmniej dwóch audytorów. W przypadku zidentyfikowania w trakcie badania audytowego braków, błędów lub nieprawidłowości, które mogą zostać wyjaśnione, uzupełnione lub poprawione przez Zamawiającego w czasie trwania badania, audytorzy niezwłocznie informują o nich upoważnionego pracownika Starostwa Powiatowego w Tucholi wskazując możliwość wyjaśnienia, uzupełnienia lub poprawienia. Po dostarczeniu wyjaśnienia, uzupełnienia lub korekty przez Zamawiającego przedmiotowe dokumenty podlegają badaniu; 3) spotkanie zamykające audyt - celem spotkania zamykającego będzie przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu jednostce audytowanej dla zapewnienia pełnego zrozumienia faktów oraz uzyskanie akceptacji lub komentarza.